Cómo exportar café desde Colombia: requisitos y pasos en 2026

¿Quién puede exportar café desde Colombia?

Cualquier persona natural o jurídica puede exportar café verde o procesado, siempre que esté inscrita en el Registro Nacional de Exportadores de Café que administra la FNC. No necesitas ser una empresa grande ni tener finca propia.

Sí hay una condición que muchos pasan por alto: el café que exportes tiene que trillarse o tostarse en establecimientos registrados y autorizados ante la FNC. Si trabajas con una trilladora o tostadora de terceros, confirma ese registro antes de cerrar un negocio.

Paso 1: prepara tu empresa ante la DIAN y la Cámara de Comercio

Antes de pedir el registro cafetero, tu RUT debe mostrar que eres exportador. ProColombia indica las casillas a actualizar: usuario aduanero (casilla 53, código 10), exportador (casilla 54, código 22), la forma de exportación (directa, o directa e indirecta) y el tipo (bienes).

Si eres persona jurídica, revisa el certificado de la Cámara de Comercio: el objeto social debe incluir la comercialización de café, y la dirección y el representante legal deben coincidir con lo que declares en el registro de exportadores.

Paso 2: regístrate como exportador de café ante la FNC

El registro se hace únicamente en la plataforma web de regulación cafetera de la FNC y no tiene costo. Se crea una cuenta por NIT.

La FNC tiene hasta 60 días para verificar la solicitud; si falta algo, te pide subsanarlo. El registro tiene vigencia anual, hasta el 31 de diciembre. Si exportaste durante el año, la FNC te deja disponible la nueva carta de registro; si no exportaste, debes pedir la renovación desde el 1 de enero.

• Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil, con máximo 30 días de expedido.
• RUT actualizado como exportador.
• Documento de identidad de la persona natural o del representante legal.
• Certificación bancaria con máximo 30 días de expedida.
• Poder, si otra persona hace el trámite por ti.

La FNC ofrece capacitaciones virtuales gratuitas. La próxima sobre registro de exportadores está programada para el 2 de octubre de 2026; la inscripción se hace en su página de exportación.

Paso 3: cumple la norma de calidad

Todo el café se somete al control de calidad de la FNC antes de embarcar. El café verde se evalúa según la Resolución 2 de 2016 del Comité Nacional de Cafeteros, y el tostado (en grano o molido) según las resoluciones 1 de 1999 y 4 de 2015.

Almacafé toma muestras de los sacos y verifica que la calidad coincida con lo anunciado. Si el café es excelso, Almacafé expide el certificado de calidad que se presenta en el puerto. En envíos aéreos, el muestreo se hace en la bodega del agente de aduana, del exportador o de la aerolínea.

Paso 4: anuncia, transporta y paga antes de embarcar

Con el registro aprobado, recibes acceso al Portal Cafetero. Desde ahí gestionas cada operación. Este es el orden general que describen la FNC y ProColombia:

• Anuncio de exportación: registras mes de embarque, cantidad, unidad y tipo y calidad de café. Revísalo bien: los anuncios no se pueden eliminar.
• Guía de tránsito: todo café con destino a la exportación debe moverse con ella, en estado "Impresa" y vigente. Transportarlo sin guía es causal de aprehensión y decomiso.
• Repeso y calidad: Almacafé certifica el peso y, cuando aplica, la calidad.
• Contribución cafetera: pides la liquidación (a la Inspección Cafetera si es marítima, o al Almacafé correspondiente si es aérea o terrestre) adjuntando la SAE borrador y los repesos, y la pagas con la tarjeta Credibanco Visa para contribución o por PSE. La exportación solo puede hacerse una vez pagada.
• Documentos aduaneros: tu agente de aduana recibe el certificado de repeso, el de calidad, el de contribución y el certificado de origen de la Organización Internacional del Café, y presenta la solicitud de autorización de embarque (SAE) ante la DIAN.
• Certificados sanitarios: el ICA expide el certificado fitosanitario cuando el país importador lo exige, y para café procesado puede aplicar el registro del INVIMA.

Después de exportar, la FNC recuerda que debes canalizar las divisas por un intermediario del mercado cambiario (por ejemplo, un banco) o una cuenta de compensación registrada, facturar y declarar IVA.

¿Cómo exportar café en pequeñas cantidades?

La FNC tiene una modalidad para enviar poco café por mensajería o correo. También exige estar registrado como exportador. Los topes son: 60 kg de café verde, 50,4 kg de tostado y 23 kg de soluble o de extracto.

El proceso es más corto: haces el anuncio en el Portal Cafetero, pagas la contribución, y el certificado de repeso y el de contribución se generan automáticamente al aceptarse el pago. Luego despachas con un operador registrado ante la FNC, como 4-72, Deprisa, DHL, FedEx, Servientrega, UPS o World Courier, entre otros. Ten en cuenta la vigencia de esos documentos para que el operador no te devuelva el envío.

Si eres caficultor inscrito en el SICA y ya tienes un comprador, otra opción es Cafenlace, de la FNC y Almacafé: permite exportar desde 10 kg sin tope, entregando el café en el Almacafé más cercano. El comprador asume la logística.

¿Qué necesitas para exportar café a Estados Unidos?

Además de todo lo anterior en Colombia, la FDA exige que las instalaciones extranjeras que procesan, empacan o almacenan alimentos para consumo en EE. UU. estén registradas, salvo excepciones como las fincas. El registro es gratuito, requiere un agente en EE. UU. y se renueva cada dos años, entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre de los años pares. Es decir, hay renovación entre octubre y diciembre de 2026.

Cada envío de alimentos también necesita un aviso previo (prior notice) a la FDA, que debe recibirse y confirmarse antes de que la carga llegue al puerto. Define con tu comprador quién lo presenta y con cuánta anticipación.

¿Qué necesitas para exportar café a Europa o a España?

España sigue las reglas de la Unión Europea. El cambio grande es el Reglamento de Deforestación (EUDR, Reglamento 2023/1115), que cubre el café. Tras la modificación de diciembre de 2025, aplica desde el 30 de diciembre de 2026 para operadores grandes y medianos, y desde el 30 de junio de 2027 para la mayoría de micro y pequeños. El café soluble entra en el alcance desde el 30 de diciembre de 2027.

Para vender en la UE, el café debe estar libre de deforestación (producido en tierras no deforestadas después del 31 de diciembre de 2020), cumplir la legislación de Colombia y estar cubierto por una declaración de diligencia debida. Esa declaración la presenta quien pone el producto en el mercado europeo, pero para hacerlo necesita la geolocalización de todas las parcelas donde se produjo el café. En la práctica, tu comprador te la va a pedir.

Las fechas del EUDR ya se aplazaron dos veces. Confírmalas en el sitio de la Comisión Europea antes de cerrar un contrato.

¿Y si vas a exportar a Japón o China?

La FNC exige que todo café verde con destino a Japón lleve un análisis de residuos de clorpirifos por debajo de 0,05 ppm, hecho en un laboratorio acreditado con ISO 17025. Para China, la trilladora donde se procesa el café verde debe tener número de registro ante la aduana china (GACC); si no lo tiene, el trámite se hace a través del ICA.

¿Quieres revisar tu caso?

Los trámites son los mismos para todos, pero el orden y el destino cambian según tu producto y tu volumen. Si quieres revisar por dónde empezar y a qué mercados apuntar, en InterGo 360 Agency puedes agendar un diagnóstico gratuito de 30 minutos por videollamada.

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