Requisitos para exportar desde Colombia: paso a paso para tu primera exportación

Paso 1. ¿Cómo quedas registrado como exportador en el RUT?

Todo exportador, persona natural o jurídica, debe estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) con la calidad correspondiente. Lo exige el artículo 10 del Decreto 1165 de 2019, el régimen de aduanas vigente.

En la práctica, tu RUT debe tener la responsabilidad 10, "Obligado aduanero", y en la casilla 54 el código 22, "Exportador". Según el instructivo del RUT de la DIAN, ese código se registra a solicitud tuya: no aparece solo.

Si ya tienes RUT, basta con actualizarlo.

Paso 2. ¿Qué firma necesitas para los trámites?

Los trámites aduaneros se hacen en los servicios en línea de la DIAN, y para firmarlos usas el Instrumento de Firma Electrónica (IFE). Es gratuito, se genera por autogestión con el RUT actualizado y dura tres años (Resolución DIAN 70 de 2016, con sus modificaciones).

La VUCE pide otra cosa: un certificado de firma digital de una entidad acreditada por la ONAC, como Certicámara, GSE o Andes SCD. ProColombia lo advierte en su guía: no es lo mismo que la firma electrónica de la DIAN.

Paso 3. ¿Cuál es la subpartida arancelaria de tu producto?

La subpartida es el código que identifica tu producto. En el Arancel de Aduanas colombiano (Decreto 1881 de 2021) tiene 10 dígitos: los seis primeros son del Sistema Armonizado, el 7.º y el 8.º de la nomenclatura andina (Nandina) y los dos últimos son nacionales.

La Solicitud de Autorización de Embarque no se acepta sin la subpartida, y de ella dependen el arancel que pagará tu comprador, las reglas de origen y los permisos que te van a pedir.

Exportar no paga aranceles en Colombia: el mismo Arancel de Aduanas dice que la exportación de mercancías está libre de gravámenes, salvo disposiciones especiales del Gobierno.

Si dudas entre dos subpartidas, no adivines: confírmala antes de cotizar.

Paso 4. ¿Tu producto necesita vistos buenos o permisos?

Depende del producto. Muchos vistos buenos y autorizaciones previas se tramitan en la VUCE (Ventanilla Única de Comercio Exterior), que administra el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y conecta entidades como ICA, INVIMA y ANLA. Algunas entidades usan su propio sistema: la certificación fitosanitaria del ICA, por ejemplo, se solicita en SISPAP.

Los vistos buenos del ICA y del INVIMA se presentan al momento del embarque, según el artículo 349 del Decreto 1165.

• ICA: productos vegetales y animales. Para exportar material vegetal pides el certificado fitosanitario de exportación en la oficina del ICA del puerto, aeropuerto o paso de frontera de salida.
• INVIMA: alimentos, bebidas, medicamentos, cosméticos y productos afines. Emite, entre otros, el certificado sanitario de exportación, el certificado de venta libre y el de "no requiere registro sanitario".
• Otras entidades, según el caso: por ejemplo, las autoridades ambientales para fauna y flora silvestre.

Los requisitos sanitarios los fija el país de destino. Revísalos antes de negociar: la herramienta gratuita Export Access de ProColombia resume condiciones no arancelarias por país.

Paso 5. ¿Necesitas certificado de origen?

Solo si tu comprador quiere pagar menos arancel gracias a un acuerdo comercial, o si te lo exige. La prueba de origen demuestra que el producto cumple las reglas de origen del acuerdo.

Colombia tiene acuerdos vigentes con Estados Unidos, la Unión Europea, la CAN, Mercosur, la Alianza del Pacífico, Canadá, Corea, Reino Unido, México y otros. La lista completa está en el portal de acuerdos del MinCIT (tlc.gov.co).

Primero identifica qué exige el acuerdo que te interesa. Si pide un certificado expedido por la DIAN, el trámite empieza con la declaración juramentada de origen de tu producto y sigue con la solicitud de la prueba de origen, ambas en sus servicios en línea. Otros acuerdos, como el TLC con Estados Unidos, usan autocertificación: la prueba la emite el exportador, el productor o el importador, sin pedirla a la DIAN.

Paso 6. ¿Agencia de aduanas o lo haces tú?

Puedes hacerlo tú. El artículo 33 del Decreto 1165 de 2019 permite al exportador actuar directamente ante la aduana "por cualquier cuantía". Si una guía antigua menciona un tope de USD 30.000 para exportar sin agencia, no corresponde a la norma vigente.

Actuar directamente trae obligaciones: presentar y firmar las declaraciones, atender las inspecciones, usar los servicios electrónicos de la DIAN y conservar los documentos soporte cinco años (artículo 10). Una agencia de aduanas autorizada por la DIAN puede hacerlo por ti mediante un mandato.

Para una primera exportación, compara el costo de la agencia con el tiempo y el riesgo de hacerlo tú. Es una decisión de negocio, no una obligación legal.

Paso 7. ¿Cómo es el trámite ante la DIAN: SAE y DEX?

Los artículos 347 a 363 del Decreto 1165 de 2019, vigente con sus modificaciones a 2026, fijan esta secuencia para una exportación definitiva:

• Reúnes los documentos soporte: el que acredita la operación (por ejemplo, la factura comercial), los vistos buenos que apliquen y el mandato si usas agencia o apoderado.
• Presentas la Solicitud de Autorización de Embarque (SAE) en los servicios electrónicos de la DIAN, ante la seccional donde está la mercancía. Incluye, entre otros datos, subpartida, descripción, cantidad, peso, valor FOB en dólares y país de destino.
• Llevas la mercancía al lugar de embarque. La DIAN, por análisis de riesgo, autoriza el embarque u ordena una inspección documental, física o no intrusiva.
• Se embarca la mercancía y el transportador certifica el embarque ante la DIAN.
• Presentas la Declaración de Exportación (DEX), también en los servicios electrónicos.

La SAE vale un mes desde que la aceptan; si vence, presentas otra. Si embarcas con datos provisionales porque el producto no permite tener la información definitiva al embarcar, tienes tres meses para presentar la DEX con datos definitivos.

Paso 8. ¿Qué Incoterm y qué medio de pago acordar?

Antes de despachar, pacta con tu comprador el Incoterm: la regla de la Cámara de Comercio Internacional (ICC) que define dónde entregas, quién paga cada costo y en qué punto pasa el riesgo. La versión vigente es Incoterms 2020; si una guía habla de Incoterms 2010, está desactualizada.

Aunque vendas en otro término, ten claro tu valor FOB en dólares: la SAE lo pide.

El medio de pago también se acuerda antes: giro directo, pago anticipado, carta de crédito, cobranza documentaria o factoring internacional, según cuánto riesgo estés dispuesto a asumir.

Paso 9. ¿Cómo recibes el pago y canalizas las divisas?

El pago de una exportación de bienes debe entrar por el mercado cambiario: a través de un intermediario del mercado cambiario, como tu banco, o de una cuenta de compensación registrada ante el Banco de la República.

Según la Circular Reglamentaria Externa DCIP-83 del Banco de la República, tienes hasta seis meses desde que recibes las divisas para canalizarlas, incluidos los anticipos. Al hacerlo, le das al intermediario los datos de la operación (la declaración de cambio, antes Formulario 2). Solo puede canalizarlas quien hizo la exportación.

Habla con tu banco antes del primer envío: te dirá qué datos pide para la declaración de cambio y cómo relacionarla con tu DEX.

¿Dónde conseguir orientación gratuita?

ProColombia ofrece acompañamiento sin costo a empresas que quieren exportar. Te inscribes en su portal Colombia Trade o escribes a exportaciones@procolombia.co. Su herramienta Export Access, también gratuita, resume requisitos sanitarios, ambientales, de etiquetado y de empaque por país.

Y cuando los papeles estén listos, ¿quién te compra?

Los trámites son la parte predecible. Lo difícil para una pyme suele ser decidir a qué mercado ir y encontrar compradores reales.

En InterGo 360 Agency acompañamos a pequeñas empresas de Latinoamérica en esa parte comercial: buscar mercados y compradores, con información organizada e inteligencia artificial, y un portal donde ves tus oportunidades. Si estás preparando tu primera exportación, agenda un diagnóstico gratuito de 30 minutos por videollamada.

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